Reuniones Efectivas: Contenido versus Dirección

“Una idea emitida es una idea aceptada. Una idea mala vale más que ninguna idea. Una idea se mejora y combina con otras. Entonces una idea se modifica, combina y devuelve”


Las reuniones forman parte de la rutina diaria y del tiempo porque son la manera en que se toman decisiones, se planean y lleva a cabo el trabajo a realizar. En una empresa se realizan muchos tipos de reuniones, algunas de ellas son las mensuales de informes, las de tareas especiales, las de acciones urgentes, las de los comités, y las de proyectos inesperados.


Pero, ¿Por qué son tediosas las reuniones? Hay reuniones que duran toda la eternidad y nunca se llegan a concretar las decisiones. En otras, alguien interrumpe y desvía el tema, o la persona que la guía tiene sólo opiniones propias y no les da importancia a las de los demás, y en otras se duró más de lo previsto y cuando terminó no se concretó nada y generó insatisfacción y frustración entre los participantes.

En la mayoría de las reuniones se pierde el tiempo por muchas razones, las principales causas de pérdida de tiempo son: no tener planificación del tiempo, no tener objetivos concretos, no contar con una agenda detallada, no contar con la selección correcta de los participantes,  no contar con un espacio propio, tener una hora inadecuada, tener interrupciones inapropiadas, y no contar con la información suficiente.

No existe un método mágico para aplicar en las reuniones y que este sea efectivo; depende de cada dirigente y en su habilidad para crear una estrategia dinámica basada en el tema a tratar y en las personalidades de los participantes. El o la organizadora de la reunión puede ser cualquiera siempre y cuando tenga un objetivo fijo con una estrategia. Por lo general las reuniones sirven para tomar de decisiones y planificar algo; por tanto hay que implementarles el ingrediente de dinamismo, de cordialidad, de innovación y de utilidad, para así lograr alcanzar el objetivo y las metas de la misma.
 
Una reunión está compuesta por varias partes, que tienen igual importancia: la planificación que está enfocada a la agenda y las metas; la logística que está enfocada al modo operandi de la sesión o sea, la estrategia para captar atención y poder tomar decisiones efectivas; y los principios y habilidades del dirigente para presidir la reunión.  Todos estos aspectos producen un impacto en la participación e involucramiento de los participantes.

La dirección de la reunión debe enfocarse a prestar atención a todos los detalles que componen la sesión ya que su efectividad dependerá que el grupo pueda o no realizar las cosas, resolver problemas, manejarse de manera que promueva un sentimiento de inclusión y seguridad y que cree un sentido de comunidad.


Para dirigir o presidir una reunión efectiva se debe contar con una habilidad de dirección que se mejora a través del tiempo y la práctica. No es solo cubrir los temas programados, es también ser el responsable del bienestar del grupo y los miembros que lo conforman.  Esto requiere que se preste la debida atención a las dinámicas o estrategias del grupo. Cuando se obtiene un buen trabajo o proyecto, es porque hubo una buena dirección en una reunión.

Una reunión efectiva es aquella que presta atención a las etapas que la componen: planificación (agenda y metas), organización de la reunión (logística), manejo y guía de la reunión (presidir / facilitar), y seguimiento (de los puntos acordados en la reunión).