Etapas de una Reunión Efectiva y Eficaz
“Una agenda bien planificada ¡no tomará más de una hora! Y lo más
importante… ¡Las agendas bien hechas valen la pena!
Una reunión efectiva es aquella que presta atención a las etapas que la componen: planificación (agenda y metas), organización de la
reunión (logística), dirección de la reunión (presidir / facilitar), y seguimiento
(de los puntos acordados en la reunión). Una reunión efectiva debe contener
sentido del humor y no estar a la defensiva; usar preguntas abiertas que
requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”; y observar
el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más
rápido.
A continuación ampliaremos el tema
definiendo cada una de las partes y su proceso:
PRIMERA ETAPA: PLANIFICACIÓN
En esta primera etapa se le debe prestar
atención a aquellos elementos que pueden afectar negativamente a la reunión,
tales como: desperdiciar el tiempo de reunión y de los participantes, reuniones
aburridas que no llevan a ninguna parte, y reuniones sólo por el hecho de
reunirse.
Para planificar una reunión se deben
seguir los siguientes pasos:
Decidir el
objetivo de la reunión: es necesario presentarse con una meta clara y una agenda concreta que sea
la guía para llegar a la meta.
Hacer la
tarea: si se necesita información o investigar
para la reunión, es mejor hacerlo antes para tener la información a mano y no
sea una pérdida de tiempo en la reunión.
Decidir quién
necesita estar presente: es
importante invitar a la reunión a aquellos que estén involucrados directamente
en el tema, para obtener atención e interés por concluir efectivamente.
Planificar
con otros: ésta es una muy buena manera de
desarrollar nuevos líderes y de comprometer a más personas en el trabajo. Se
puede reunir sólo a tres o cuatro personas interesadas y discutir la agenda y
lo más importante de ella.
Hacer una lista de temas: se debe hacer lista de cuánto tiempo se planea discutir cada punto de la
agenda. Si alguna persona, además del facilitador va a presentar información,
se debe tomar en cuenta eso también, y enviar el plan al menos con una semana
de anticipación. Los miembros de cualquier grupo, deberán saber qué es lo
que van a hacer o discutir ¡no hay por qué mantenerlo en secreto!
SEGUNDA ETAPA: ORGANIZACIÓN
En la segunda etapa, se
debe tener un control total de la organización de la reunión para que sea
eficiente y efectiva. Se deben de tomar en cuenta factores generales para
organizarla, entre ellos:
Empezar y
finalizar a tiempo: es irrespetuoso abusar
del tiempo de los asistentes y es ahí donde se podría decir que se encuentra la
mayor desmotivación que pueda haber. Si se debe iniciar tarde porque sólo tres
personas están en la sala cuando se supone que la reunión debe empezar, al
menos, hay que disculparse. Es todavía mejor, sin embargo, hacerse el hábito de
iniciar a tiempo, aun cuando solo haya tres personas en la sala. Se
correrá la voz y posteriormente, las personas llegarán a tiempo o de plano no
llegarán. Si las personas siguen llegando tarde o no se presentan del
todo, esto puede ser un indicio para cambiar la hora o el patrón de las
reuniones, o ambos.
La asistencia: se deben emitir
invitaciones personalizadas para la reunión y agregar la agenda; además se
deben crear las listas de asistencia ya que siempre es bueno saber quiénes
llegaron y llevar un control de interés, y además se podría generar una
comunicación cruzada entre todos los asistentes sobre el tema o acuerdo
tratado.
La ubicación y el lugar: los espacios para las reuniones deberían ser confortables y
apropiados. La sala de reuniones debería estar localizada en un lugar
céntrico y ser de un tamaño adecuado para el grupo de participantes. Es
necesario llegar temprano para organizar el material y/o equipos que se van a
utilizar y tratar de usar un espacio en donde se pueda hacer un círculo, para
que los participantes no queden sentados en hileras como en un auditorio.
Si el lugar de la reunión es de difícil acceso para adultos mayores u otras
personas, se debe tratar de coordinar el transporte o buscar un lugar adecuado.
La estrategia: como parte del dinamismo de la reunión siempre
es bueno reservar un tiempo para antes y después de la reunión para que los
participantes hablen y socialicen. Ésta acción es una razón esencial para que el
grupo se involucre y trabaje en equipo y de aquí salen las mejores ideas para
la próxima reunión o acción de la empresa.
Ciclo de
reuniones periódicas: si es necesario tener
reuniones periódicas, los participantes pueden agendar la fecha con
anticipación, no se trata de hacer reuniones por hacerlas, siempre deben de
tener un objetivo claro.
TERCERA ETAPA: DIRECCIÓN
La tercera etapa, hace
referencia a la dirección de la reunión, a todos esos preparativos previos y la
forma de dirigirla para obtener la mayor eficacia en la misma.
Ser el dirigente de una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno.
El rol del dirigente, implica no solo presentarla y dirigirla, sino planificar
y crear con anticipación varios aspectos, desde hacer que todos se presentan
hasta moderar y guiar la reunión. Debe presentar al grupo o algún invitado
especial, debe romper el hielo, debe manejar el tiempo, debe exponer los puntos
de agenda, debe tomar nota de los acuerdos, debe desarrollar las dinámicas,
debe de coordinar la alimentación o material a entregar, entre otros.
El asumir todas esas responsabilidades conlleva
al dirigente a:
Obtener la
aprobación de la agenda y de las reglas: no se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan
aceptar la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentación
acerca de la agenda antes de empezar la reunión y se deben acordar las reglas
de la misma, para lograr una reunión efectiva.
Mantener el
control de la discusión: no se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable
demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme, las personas respetan
las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en
las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
Medir el
tiempo: no se debe olvidar la hora de inicio y
final, se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda.
Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de
algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo.
Resumir y
tomar nota: hay que terminar cada punto de la agenda
resumiendo las conclusiones en voz alta para formalizar el acuerdo y después
continuar al siguiente tema.
Fomentar la
participación: si una persona normalmente es callada y habla,
se debe mostrar interés en su participación, es necesario tratar de dar
oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.
Usar el poder
del rol prudentemente: se debe tener cuidado con lo que se
dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El
dirigente no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.
Desarrollar
nuevos líderes mediante la delegación de poder: es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión; la
única forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al dirigente y
luego haciéndolo ellos mismos.
CUARTA ETAPA: SEGUIMIENTO
La cuarta y última etapa,
hace referencia al seguimiento de los acuerdos tomados en la reunión una vez
concluida. El finalizar una reunión con éxito no significa que todo está hecho,
por tanto el dirigente debe darle un seguimiento exitoso a los puntos acordados
y debe:
Recopilar
todo tipo de retroalimentación por parte del grupo: se debe recopilar información del grupo
en referencia a qué opinan los participantes de la reunión y qué puede ser
mejorado para las próximas reuniones; además se debe crear una mecánica de
información en donde todos los participantes estén enterados de los acuerdos y
acciones que cada uno debe de desarrollar para el proyecto o la tarea asignada.
Hoy en día existen muchas plataformas digitales que permiten llevar esta
mecánica al día y agilizar los procesos.
Hacer
llamadas o notas de seguimiento: el
dirigente o su asistente, debe de crear una herramienta que le permita dar un
seguimiento oportuno y que le recuerde las tareas o acciones de cada uno de los
participantes, para así poder llamarlos, o enviarles recordatorios de las
acciones asignadas como parte del seguimiento.
Resumir la
reunión: es de mucha utilidad hacer una lista de las
decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones
–minutas- formales de la reunión son valiosas para la empresa, ya que contienen
acuerdos, anuncios, notas informativas, información de interés entre otras que
sirven de apoyo para la toma de decisiones. Por lo general estas minutas las
hace un asistente, se redactan en forma de cuento (no muy formal, pero esto
depende de la empresa), y las decisiones tomadas o las acciones para darles
seguimiento se resaltan en negrita o marcador.