Consejos para manejar personas difíciles en una reunión

 “Una reunión que está bien preparada y enfocada y es presidida eficientemente puede ayudar a crear una organización de calidad, mientras que una reunión que deficientemente planeada o dirigida causará muchas dificultades para el grupo”


Como ya se ha mencionado, una reunión efectiva requiere de un dirigente con habilidades y de una previa preparación de etapas para que todos los puntos sean abarcados de una forma exitosa y con resultados positivos. Pero también hay que tomar en cuenta una serie de consejos para manejar a aquellos “participantes” que provocan inconvenientes en las reuniones.



En casi todas las reuniones se encuentra personas difíciles de manejar ya sea por desacuerdos por los temas tratados o bien por sus personalidades. El dirigente debe conocer algunos tips que pueda poner en práctica antes y durante la reunión si se le presentan personas difíciles de manejar.

El dirigente debe conocer que existen algunas intervenciones que le ayudarán a mediar a tiempo una situación y también debe de conocer algunas previsiones para poner en práctica antes de que se presente alguna discordia en la reunión.

Es importante recordar en todo momento que ¡SER QUIEN DIRIGE NO SIGNIFICA SER PARTICIPANTE! Si el dirigente tiene fuertes opiniones acerca de un tema de la agenda y quiere hablar, debe hacer algún tipo de arreglo anticipado a la reunión para que alguien más presida esa sección.

Intervenciones a Tiempo

Las intervenciones son técnicas usadas cuando se enfrentan oposiciones o problemas durante las reuniones.  Las intervenciones intentan bajar el tono en la escala de confrontación, pero son lo suficientemente efectivas para mantener bajo control a quienes gustan o buscan discrepar. Algunos ejemplos: 

Dejar que el grupo decida: si alguien se rehúsa a apegarse a la agenda o se mantiene sacando un mismo tema una y otra vez, o desafía el manejo de la reunión, es sano dejar que el resto de participantes decida decirle que pare.

Usar la agenda y establecer las reglas del juego: cuando alguien se desvía de los temas de la agenda, mantiene conversaciones con otro durante toda la reunión, o ataca a otros verbalmente.


Ser honesto es decir lo que está sucediendo: cuando alguien trata de intimidarle (a usted como dirigente) y se siente molesto y cuestionado, necesita conseguir la ayuda del grupo, por eso debe expresar su sentir con respecto a lo que está sucediendo en el momento.

Usar el humor: cuando sientes tensión en la sala, o resistencia a estar en la reunión, o sientas que las personas están asustadas o tímidas de participar o si te ven como un extraño; es el momento de usar un poco de humor sin convertirse en el payaso de la sesión.

Aceptar, debatir o desviar la atención al grupo: si alguien reiteradamente expresa dudas relativas a conseguir algo, es negativo y desestima cada sugerencia, continúa repitiendo el mismo punto una y otra vez, es que tiene problemas para aceptar la autoridad. Esto significa tener que: ACEPTAR que lo que ellos están diciendo es cierto, no ignorarlo; ENFRENTARLO justo ahí dedicándole algún tiempo o DESVIAR la atención al grupo para que éste tome una decisión al respecto. 

Usar el lenguaje corporal: para silenciar conversaciones aisladas, ayudar a las personas calladas a participar, o re-direccionar la atención. Se puede utilizar el lenguaje corporal para hacer énfasis en un tema sin usar la voz y esto se puede lograr haciendo contacto visual, sonriendo (o no sonriendo) o incluso si se está sentado, cambiando de posición.

Hacer un receso: para confrontar a quienes interrumpen fuera de la sala de sesiones. Cuando las tácticas de menor confrontación no han dado resultado, y alguien continúa atacando verbalmente a otros, revolviendo papeles, manteniendo conversaciones con otros o aislando a las personas, hay que sacar el problema de la sala y hacer un receso hace que parezca natural para confrontarlo en privado.

Confrontar en la sala: si ya las otras técnicas no han resultado, y si es apropiado y si esto no creará una reacción contraproducente, y si el grupo apoyará tu posición, es el momento de hacer la confrontación pública.

Previsiones a Tiempo

Las prevenciones son técnicas que pueden ayudar a evitar interrupciones desde el inicio.  Si se usan estas prevenciones desde el inicio de las reuniones, se ahuyentarán las interrupciones.
Escuchar para entender: no se debe sólo fingir que se está escuchando lo que alguien dice, las personas se dan cuenta cuándo no se les está prestando atención; es necesario escuchar cuidadosamente para entender los puntos que una persona está presentando y repetir en voz alta aquellos puntos de los que no se está seguro.


Mantenerse en el papel: no se puede ser participante y dirigir la reunión al mismo tiempo.  Cuando el dirigente no pone en claro su papel y borra la línea que lo define, puede causar resentimientos y la pérdida de control de la reunión.  Se deben ofrecer estrategias, recursos e ideas, pero no opiniones directas.

No estar a la defensiva: si al dirigir la reunión, se es atacado o criticado, hay que alejarse un poco. Se debe pensar bien acerca de lo que se dijo antes de responder.  Si la posición del dirigente es la defensiva, se arriesga a perder el respeto y la confianza del grupo y esto puede tornar la situación mucho peor.